طراحی سایت یک پروژه مشترک میان کارفرما و شرکت یا تیم طراح است. بسیاری از افراد تصور می‌کنند پس از سفارش سایت، تمام مراحل از تعیین امکانات تا تولید محتوا و تأیید نهایی بر عهده طراح قرار می‌گیرد؛ درحالی‌که موفقیت پروژه به همکاری مستمر هر دو طرف وابسته است.
کارفرما باید نیازهای کسب‌وکار را مشخص کند، اطلاعات و محتوای موردنیاز را در اختیار تیم طراحی قرار دهد، درباره امکانات تصمیم بگیرد، بازخوردهای دقیق ارائه کند و پس از تحویل، عملکرد سایت را بررسی کند.
اگر این مسئولیت‌ها از ابتدا مشخص نباشند، پروژه ممکن است با تأخیر، افزایش هزینه، تغییرات مکرر یا نتیجه‌ای متفاوت از انتظار کارفرما مواجه شود.
در این مقاله، مهم‌ترین وظایف کارفرما قبل از شروع پروژه، در زمان طراحی و پس از تحویل سایت را بررسی می‌کنیم.
۱. تعیین هدف و نیازهای کسب‌وکار
اولین وظیفه کارفرما مشخص‌کردن هدف از راه‌اندازی سایت است. تیم طراحی برای ارائه راهکار مناسب باید بداند سایت قرار است چه مشکلی را حل کند و چه نتیجه‌ای برای کسب‌وکار داشته باشد.
برای مثال، هدف یک شرکت خدماتی ممکن است دریافت درخواست مشاوره باشد؛ درحالی‌که یک فروشگاه اینترنتی به دنبال فروش مستقیم محصولات است.
کارفرما باید به پرسش‌های زیر پاسخ دهد:
- مخاطبان اصلی سایت چه کسانی هستند؟
- سایت قرار است چه خدمات یا محصولاتی را معرفی کند؟
- کاربران پس از ورود باید چه اقدامی انجام دهند؟
- مهم‌ترین صفحات سایت کدام‌اند؟
- چه امکاناتی برای کسب‌وکار ضروری هستند؟
- موفقیت پروژه با چه معیارهایی سنجیده می‌شود؟
هرچه پاسخ این پرسش‌ها دقیق‌تر باشد، احتمال تغییرات اساسی در میانه پروژه کمتر خواهد شد.
۲. تعیین امکانات و محدوده پروژه
یکی از مهم‌ترین وظایف کارفرما، مشخص‌کردن امکانات موردنیاز پیش از شروع طراحی است. امکاناتی که در ابتدا تعیین نشده‌اند، ممکن است در ادامه به تغییر برنامه اجرایی، افزایش هزینه یا طولانی‌شدن زمان تحویل منجر شوند.
برای مثال، اگر سایت به سیستم رزرو، پرداخت آنلاین، پنل کاربران، اتصال به نرم‌افزار حسابداری یا جستجوی پیشرفته نیاز داشته باشد، باید این موارد از ابتدا مطرح شوند.
بهتر است فهرستی از امکانات تهیه و آن‌ها را در سه گروه قرار دهید:
- ضروری: امکاناتی که بدون آن‌ها سایت نمی‌تواند هدف اصلی خود را انجام دهد.
- تکمیلی: قابلیت‌هایی که تجربه کاربری را بهتر می‌کنند، اما راه‌اندازی اولیه بدون آن‌ها نیز امکان‌پذیر است.
- آینده: امکاناتی که در نسخه‌های بعدی اضافه خواهند شد.
این تفکیک کمک می‌کند بودجه و زمان پروژه واقع‌بینانه‌تر تعیین شوند.
۳. ارائه اطلاعات کامل درباره کسب‌وکار
تیم طراحی برای ساخت سایتی متناسب با هویت و نیازهای کسب‌وکار، به اطلاعات صحیح و کافی نیاز دارد. کارفرما باید اطلاعات مربوط به فعالیت مجموعه، خدمات، محصولات، مزیت‌های رقابتی و مخاطبان را در اختیار تیم قرار دهد.
این اطلاعات می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- معرفی شرکت یا کسب‌وکار
- تاریخچه و سوابق فعالیت
- فهرست خدمات و محصولات
- اطلاعات تماس و نشانی
- مجوزها و گواهینامه‌های معتبر
- نمونه‌کارها و پروژه‌های اجراشده
- مزیت‌های رقابتی
- شرایط فروش، ارسال و پشتیبانی
اطلاعات ناقص یا متناقض ممکن است باعث شود سایت نتواند تصویر درستی از کسب‌وکار ارائه دهد. بنابراین بهتر است یک فرد مشخص از طرف کارفرما مسئول جمع‌آوری و تأیید اطلاعات باشد.
۴. آماده‌سازی محتوا و تصاویر سایت
تولید محتوا یکی از بخش‌های مهم هر پروژه طراحی سایت است. مشخص‌کردن اینکه مسئولیت تولید متن، عکاسی، طراحی بنر و آماده‌سازی تصاویر بر عهده کدام طرف است، باید پیش از عقد قرارداد انجام شود.
اگر تولید محتوا بر عهده کارفرما باشد، بهتر است مطالب براساس ساختار صفحات و زمان‌بندی موردتوافق آماده شوند.
محتوای موردنیاز ممکن است شامل این موارد باشد:
- متن صفحه اصلی
- معرفی خدمات
- توضیحات محصولات
- معرفی اعضای تیم
- تصاویر واقعی کسب‌وکار
- نمونه‌کارها
- پرسش‌های متداول
- اطلاعات تماس
- قوانین و شرایط استفاده
کارفرما باید از ارائه تصاویر بدون مجوز، اطلاعات نادرست و ادعاهای غیرقابل اثبات خودداری کند. همچنین بهتر است پیش از بارگذاری نهایی، متن‌ها و تصاویر از نظر صحت اطلاعات و هماهنگی با هویت برند بررسی شوند.
۵. تعیین هویت بصری و ارائه منابع برند
برای اینکه ظاهر سایت با برند کسب‌وکار هماهنگ باشد، کارفرما باید منابع بصری موجود را در اختیار تیم طراحی قرار دهد.
این منابع می‌توانند شامل لوگو، رنگ‌های سازمانی، فونت‌های مورد استفاده، تصاویر اختصاصی، راهنمای هویت بصری و نمونه طراحی‌های قبلی باشند.
اگر هنوز هویت بصری مشخصی وجود ندارد، باید از ابتدا درباره مسئولیت طراحی لوگو، انتخاب رنگ‌ها و تدوین سبک بصری تصمیم‌گیری شود.
کارفرما همچنین باید بازخوردهای خود را درباره طرح‌های پیشنهادی به‌صورت مشخص بیان کند. عباراتی مانند «طرح را دوست ندارم» به‌تنهایی برای اصلاح دقیق کافی نیستند؛ بهتر است بخش موردنظر، دلیل نارضایتی و تغییر پیشنهادی مشخص شود.
۶. تعیین بودجه و پرداخت به‌موقع هزینه‌ها
کارفرما باید پیش از شروع پروژه، بودجه موردنظر خود را مشخص کند و درباره هزینه طراحی، امکانات جانبی، تولید محتوا، پشتیبانی و نگهداری اطلاعات روشنی داشته باشد.
در قرارداد باید موارد زیر مشخص شوند:
- مبلغ کل پروژه
- مراحل پرداخت
- هزینه امکانات خارج از قرارداد
- هزینه تمدید دامنه و هاست
- هزینه خدمات جانبی
- شرایط لغو یا توقف پروژه
- نحوه محاسبه تغییرات درخواستی
پرداخت‌ها باید مطابق زمان‌بندی توافق‌شده انجام شوند. تأخیر در پرداخت می‌تواند اجرای پروژه را متوقف کند یا زمان تحویل را به تعویق بیندازد.
برای جلوگیری از اختلاف، بهتر است تمام توافق‌های مالی به‌صورت مکتوب ثبت شوند.
۷. انتخاب یک نماینده برای ارتباط با تیم طراحی
اگر چند نفر از طرف کارفرما هم‌زمان درباره طراحی سایت نظر بدهند، احتمال دریافت بازخوردهای متناقض افزایش پیدا می‌کند.
بهتر است یک نماینده مشخص مسئول ارتباط با تیم طراحی باشد. این فرد باید اختیار جمع‌آوری نظرات، هماهنگی تصمیم‌ها و تأیید مراحل پروژه را داشته باشد.
در پروژه‌های بزرگ‌تر، می‌توان مسئولیت‌ها را میان مدیر پروژه، کارشناس محتوا و مسئول فنی تقسیم کرد؛ اما در نهایت باید مشخص باشد تصمیم نهایی را چه کسی می‌گیرد.
این موضوع به‌ویژه زمانی اهمیت دارد که مدیرعامل، واحد فروش، بازاریابی و تیم فنی هرکدام انتظارات متفاوتی از سایت دارند.
۸. ارائه بازخورد دقیق و به‌موقع
کارفرما باید طرح‌ها و نسخه‌های آزمایشی سایت را در زمان تعیین‌شده بررسی کند و بازخوردهای خود را به‌صورت منظم ارائه دهد.
بهتر است بازخوردها در یک فایل یا ابزار مشترک ثبت شوند تا هیچ موردی فراموش نشود.
هنگام بررسی طراحی، به این موارد توجه کنید:
- هماهنگی ظاهر سایت با برند
- وضوح منوها و مسیرهای دسترسی
- خوانایی متن‌ها
- نحوه نمایش در موبایل
- دسترسی به اطلاعات مهم
- سادگی انجام اقدامات اصلی
- صحت اطلاعات و تصاویر
همچنین باید میان اصلاح ایرادهای موجود و درخواست قابلیت جدید تفاوت قائل شوید. قابلیت جدیدی که خارج از محدوده قرارداد باشد، ممکن است به برآورد هزینه و زمان جداگانه نیاز داشته باشد.
۹. همکاری در تهیه ساختار صفحات و مسیر حرکت کاربران
کارفرما شناخت مناسبی از محصولات، خدمات و نیازهای مشتریان خود دارد. این شناخت باید در تعیین ساختار سایت به تیم طراحی منتقل شود.
برای مثال، یک شرکت ممکن است خدمات متعددی داشته باشد که هرکدام مخاطبان متفاوتی دارند. در این شرایط، نحوه دسته‌بندی خدمات، نام‌گذاری منوها و اولویت صفحات باید با توجه به رفتار کاربران تعیین شود.
اگر هدف پروژه طراحی سایت شرکتی باشد، کارفرما باید مشخص کند کدام خدمات، سوابق و اطلاعات سازمانی برای مخاطبان اهمیت بیشتری دارند.
همچنین لازم است صفحات مهم، مسیرهای ارتباطی و اقدامات اصلی کاربران از ابتدا مشخص شوند تا ساختار سایت براساس اهداف واقعی کسب‌وکار شکل بگیرد.
۱۰. همکاری در مسائل فنی و دسترسی‌ها
در برخی پروژه‌ها، بخشی از مسئولیت‌های فنی به کارفرما مربوط می‌شود؛ به‌ویژه زمانی که دامنه، هاست، سرویس‌های جانبی یا حساب‌های سازمانی از قبل وجود دارند.
در این شرایط، کارفرما باید دسترسی‌های لازم را به‌صورت امن و محدود در اختیار افراد مجاز قرار دهد.
مواردی که ممکن است به همکاری کارفرما نیاز داشته باشند عبارت‌اند از:
- ارائه دسترسی دامنه یا هاست
- تأیید مالکیت دامنه
- تهیه مجوزهای نرم‌افزاری موردنیاز
- فراهم‌کردن دسترسی به سرویس‌های پیامکی یا پرداخت
- هماهنگی با شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات جانبی
- تأیید پیامک‌ها، ایمیل‌ها یا فرایندهای آزمایشی
رمزهای عبور نباید از طریق کانال‌های ناامن ارسال شوند. بهتر است از حساب‌های اختصاصی، دسترسی محدود و روش‌های امن مدیریت رمز عبور استفاده شود.
همچنین باید از ابتدا مشخص شود مالکیت دامنه، هاست، فایل‌های پروژه و حساب‌های مرتبط با سایت متعلق به چه کسی خواهد بود.
۱۱. بررسی و تأیید نسخه آزمایشی سایت
پیش از انتشار سایت، کارفرما باید نسخه آزمایشی را بررسی کند و ایرادهای قابل مشاهده را به تیم طراحی اطلاع دهد.
این مرحله فقط به ظاهر سایت محدود نیست و باید عملکرد صفحات و امکانات اصلی نیز آزمایش شوند.
موارد مهم برای بررسی عبارت‌اند از:
- بازشدن صحیح صفحات
- کارکرد لینک‌ها و منوها
- صحت فرم‌های تماس
- عملکرد جستجو
- ثبت سفارش و پرداخت آزمایشی
- نمایش صحیح تصاویر
- بررسی نسخه موبایل
- صحت اطلاعات تماس
- دریافت پیام‌های تأیید
- بررسی مسیرهای اصلی کاربران
اگر پروژه فروشگاهی باشد، بررسی کامل فرایند خرید اهمیت بیشتری دارد. برای نمونه، در طراحی سایت فروشگاهی باید از انتخاب محصول تا ثبت سفارش، پرداخت و دریافت تأییدیه آزمایش انجام شود.
کارفرما باید ایرادها را پیش از تأیید نهایی ثبت کند و معیارهای پذیرش پروژه نیز مطابق قرارداد باشد.
۱۲. تأیید محتوای تخصصی و الزامات قانونی
مسئولیت صحت اطلاعات تخصصی کسب‌وکار بر عهده کارفرما یا متخصص معرفی‌شده از طرف اوست. تیم طراحی می‌تواند محتوا را در سایت قرار دهد، اما نباید بدون تأیید کارفرما اطلاعات حساس یا تخصصی را به‌عنوان اطلاعات قطعی منتشر کند.
برای مثال، در طراحی سایت پزشکی اطلاعات پزشکان، تخصص‌ها، ساعات فعالیت و مطالب مرتبط با سلامت باید توسط افراد مسئول بررسی شوند.
در سایر حوزه‌ها نیز اطلاعات قیمت، مشخصات فنی، مجوزها، شرایط فروش و ادعاهای تبلیغاتی باید صحیح باشند. دریافت مجوزهای لازم برای فعالیت کسب‌وکار و انتشار محتوای قانونی نیز باید مطابق مسئولیت‌های تعیین‌شده در قرارداد انجام شود.
۱۳. بررسی مسائل تخصصی در سایت‌های صنعتی
در پروژه‌های صنعتی، ارائه اطلاعات ناقص درباره محصولات یا فرایندهای تولید می‌تواند باعث ایجاد ابهام برای مشتریان شود.
کارفرما باید مشخصات فنی، ظرفیت تولید، استانداردها، شرایط تأمین، خدمات پس از فروش و اطلاعات تخصصی موردنیاز را در اختیار تیم طراحی قرار دهد.
برای مثال، در طراحی سایت صنعتی بهتر است اطلاعات محصولات و خدمات براساس نیاز خریداران سازمانی، مهندسان، واحدهای تدارکات و سایر مخاطبان دسته‌بندی شوند.
همچنین باید مشخص شود کدام اطلاعات عمومی هستند و کدام موارد به دلایل تجاری یا امنیتی نباید در دسترس عموم قرار بگیرند.
۱۴. همکاری در راه‌اندازی و انتشار سایت
پس از تکمیل طراحی و تأیید نسخه آزمایشی، نوبت به انتشار سایت می‌رسد. کارفرما باید اطلاعات و تأییدیه‌های لازم را در زمان مقرر ارائه کند تا انتشار پروژه با تأخیر مواجه نشود.
پیش از انتشار، بهتر است موارد زیر نهایی شوند:
- تأیید محتوای صفحات
- تأیید ظاهر و عملکرد سایت
- آماده‌بودن دامنه و هاست
- تکمیل اطلاعات تماس
- بررسی فرم‌ها و امکانات اصلی
- مشخص‌شدن مسئول پشتیبانی
- تعیین روش مدیریت سایت
- تهیه نسخه پشتیبان اولیه
- برنامه‌ریزی برای معرفی سایت به موتورهای جستجو
اگر سایت با هدف فروش آنلاین راه‌اندازی می‌شود، کارفرما باید فرایندهای اجرایی کسب‌وکار مانند تأمین محصول، ارسال سفارش، پاسخ‌گویی و رسیدگی به درخواست مشتریان را نیز آماده کند.
برای آشنایی با مراحل پیش از راه‌اندازی، مطالعه راهنمای مراحل راه‌اندازی فروشگاه اینترنتی می‌تواند به برنامه‌ریزی دقیق‌تر کمک کند.
۱۵. مدیریت و نگهداری سایت پس از تحویل
تحویل سایت به معنی پایان تمام مسئولیت‌های کارفرما نیست. سایت برای حفظ امنیت، صحت اطلاعات و عملکرد مناسب به مدیریت و نگهداری نیاز دارد.
مسئولیت‌های پس از تحویل می‌توانند شامل این موارد باشند:
- به‌روزرسانی محتوای سایت
- مدیریت محصولات و خدمات
- بررسی فرم‌ها و پیام‌های دریافتی
- تمدید دامنه و هاست
- تهیه نسخه پشتیبان
- بررسی خطاهای فنی
- مدیریت دسترسی کاربران
- بررسی آمار بازدید و عملکرد
- پیگیری مشکلات امنیتی
- هماهنگی برای توسعه امکانات جدید
باید مشخص شود کدام خدمات در قرارداد پشتیبانی قرار دارند و چه اقداماتی به‌عنوان خدمات اضافی محاسبه می‌شوند.
اگر کارفرما قصد دارد سایت را به‌صورت مستقل مدیریت کند، بهتر است در زمان تحویل، آموزش‌های لازم درباره پنل مدیریت و فرایندهای روزمره دریافت کند.
وظایف کارفرما در برابر وظایف شرکت طراحی سایت
برای جلوگیری از اختلاف، مسئولیت‌های دو طرف باید از ابتدا در قرارداد مشخص شوند. جدول زیر یک تقسیم‌بندی عمومی است و ممکن است با توجه به نوع پروژه و توافق طرفین تغییر کند.
| وظایف کارفرما | وظایف شرکت طراحی سایت |
|---|---|
| تعیین اهداف و نیازهای کسب‌وکار | تحلیل نیازهای اعلام‌شده |
| ارائه اطلاعات صحیح | طراحی ساختار و پیاده‌سازی توافق‌شده |
| تأمین یا تأیید محتوا طبق قرارداد | بارگذاری محتوا در صورت توافق |
| تعیین نماینده و ارائه بازخورد | ارائه نسخه‌های آزمایشی |
| پرداخت هزینه در موعد مقرر | اجرای پروژه طبق قرارداد |
| تأیید اطلاعات تخصصی | رفع ایرادهای مربوط به محدوده قرارداد |
| بررسی نسخه آزمایشی | آموزش و تحویل موارد توافق‌شده |
| مدیریت کسب‌وکار و سفارش‌ها | ارائه خدمات پشتیبانی در صورت قرارداد |
نکته مهم این است که تولید محتوا، سئو، خرید تصاویر، تأمین هاست، نگهداری سایت و آموزش مدیریت پنل همیشه جزو تعهدات یکسان تمام شرکت‌های طراحی سایت نیستند. این موارد باید به‌صورت شفاف در قرارداد ذکر شوند.
چک‌لیست وظایف کارفرما در طراحی سایت
برای اینکه هیچ مرحله مهمی فراموش نشود، می‌توانید از چک‌لیست زیر استفاده کنید.
پیش از شروع پروژه
-
هدف و مخاطبان سایت مشخص شده‌اند.
-
امکانات ضروری تعیین شده‌اند.
-
بودجه و زمان‌بندی توافق شده‌اند.
-
مسئولیت تولید محتوا مشخص شده است.
-
اطلاعات برند و کسب‌وکار آماده است.
-
محدوده پروژه و خدمات پشتیبانی در قرارداد ثبت شده‌اند.
در طول اجرای پروژه
-
اطلاعات و محتوا به‌موقع تحویل داده می‌شوند.
-
بازخوردها یکپارچه و دقیق هستند.
-
تصمیم‌گیری‌ها توسط نماینده مشخص انجام می‌شوند.
-
تغییرات خارج از قرارداد جداگانه بررسی می‌شوند.
-
پرداخت‌ها طبق زمان‌بندی انجام می‌شوند.
پیش از تحویل نهایی
-
صفحات و اطلاعات بررسی شده‌اند.
-
امکانات اصلی آزمایش شده‌اند.
-
نسخه موبایل بررسی شده است.
-
ایرادهای قابل مشاهده ثبت شده‌اند.
-
دسترسی‌ها و مالکیت دارایی‌های سایت مشخص هستند.
-
آموزش و شرایط پشتیبانی تعیین شده‌اند.
سؤالات متداول درباره وظایف کارفرما در طراحی سایت
آیا تهیه محتوا بر عهده کارفرما است؟
این موضوع به قرارداد بستگی دارد. اگر تولید محتوا در تعهد شرکت طراحی سایت نباشد، کارفرما باید متن‌ها، تصاویر و اطلاعات لازم را آماده کند. بهتر است مسئولیت تولید، ویرایش و تأیید محتوا پیش از شروع پروژه مشخص شود.
اگر کارفرما محتوا را دیر تحویل دهد چه اتفاقی می‌افتد؟
تأخیر در تحویل محتوا ممکن است اجرای صفحات و زمان انتشار سایت را به تعویق بیندازد. بهتر است در قرارداد، زمان تحویل محتوا و نحوه تغییر برنامه زمان‌بندی در صورت تأخیر مشخص شود.
آیا کارفرما می‌تواند پس از شروع طراحی امکانات جدید درخواست کند؟
بله، اما امکانات جدید ممکن است خارج از محدوده قرارداد باشند و به زمان و هزینه اضافی نیاز داشته باشند. پیش از اجرا باید تأثیر آن‌ها بر برنامه پروژه بررسی و توافق جدید ثبت شود.
آیا کارفرما باید نسخه آزمایشی سایت را بررسی کند؟
بله. کارفرما باید صحت اطلاعات، عملکرد امکانات و تناسب سایت با نیازهای کسب‌وکار را بررسی کند. بااین‌حال، مسئولیت رفع ایرادهای فنی نیز باید مطابق قرارداد میان طرفین تعیین شود.
مالکیت سایت و دامنه باید متعلق به چه کسی باشد؟
بهتر است مالکیت دامنه، حساب‌های اصلی، اطلاعات سایت و نحوه تحویل فایل‌ها از ابتدا در قرارداد مشخص شود. دسترسی‌های اصلی کسب‌وکار باید به‌صورت امن مدیریت شوند و شرایط انتقال مالکیت نیز روشن باشد.
آیا پس از تحویل سایت، کارفرما باید هزینه پشتیبانی پرداخت کند؟
اگر خدمات پشتیبانی در قرارداد اولیه یا دوره مشخصی ارائه شده باشند، شرایط همان قرارداد ملاک است. پس از پایان دوره توافق‌شده، هزینه نگهداری و پشتیبانی به نوع خدمات موردنیاز و توافق طرفین بستگی دارد.
آیا وظایف کارفرما در طراحی سایت فروشگاهی با سایت شرکتی متفاوت است؟
بله. اصولی مانند تعیین هدف، ارائه محتوا و تأیید طراحی در هر دو مشترک‌اند؛ اما در سایت فروشگاهی، کارفرما معمولاً باید اطلاعات محصول، قیمت، موجودی، شرایط ارسال و فرایند سفارش را نیز آماده کند. در سایت شرکتی، معرفی خدمات، سوابق و اطلاعات سازمانی اهمیت بیشتری دارد.
جمع‌بندی
وظایف کارفرما در طراحی سایت از تعیین هدف و امکانات آغاز می‌شود و تا آماده‌سازی محتوا، ارائه بازخورد، تأیید نسخه آزمایشی و مدیریت سایت پس از تحویل ادامه پیدا می‌کند.
هرچه مسئولیت‌های کارفرما و شرکت طراحی سایت از ابتدا شفاف‌تر باشند، احتمال تأخیر، هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده و اختلاف در زمان تحویل کاهش پیدا می‌کند.
بهترین راهکار این است که تمام توافق‌ها درباره محدوده پروژه، محتوای موردنیاز، زمان‌بندی، هزینه‌ها، مالکیت سایت و خدمات پشتیبانی به‌صورت مکتوب ثبت شوند. با این کار، هر دو طرف می‌دانند چه وظایفی دارند و پروژه با نظم بیشتری به نتیجه می‌رسد.
